Informativa resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) sul trattamento dei dati personali.

Titolare del trattamento

VALET S.R.L. tratta dati personali comuni di clienti, fornitori e di soggetti che hanno volontariamente comunicato – direttamente, telefonicamente, per posta, via fax o via e-mail – i propri dati anagrafici al nostro ufficio commerciale, didattico o congressuale.

VALET S.R.L. garantisce che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali.

Finalità del trattamento dei dati personali

Tutti i dati comunicati dai soggetti interessati sono trattati esclusivamente per adempimenti connessi all’attività economica dell’azienda, in particolare:

• inserimento delle anagrafiche nei database informatici aziendali;
• elaborazione di statistiche interne;
• registrazione di schede intervento tecnico per assistenza e/o formazione;
• gestione di corsi, convegni e congressi;
• emissione di documenti di trasporto, fatture e note di accredito;
• emissione di preventivi e offerte a clienti attivi e/o potenziali;
• emissione di richieste di preventivo e offerte a fornitori attivi e/o potenziali;
• tenuta della contabilità ordinaria e IVA;
• gestione di incassi e pagamenti;
• invio di informative commerciali e/o newsletter inerenti la propria attività o quella di aziende collegate del medesimo settore, a clienti attivi e/o potenziali;
• accreditamento ECM (Educazione Continua in Medicina);
• scambio di comunicazioni inerenti l’attività economica, amministrativa e commerciale dell’azienda – via telefono, posta, spedizioniere, fax, e-mail e tramite aree private del proprio sito Internet;
• adempimento degli obblighi previsti dalle norme di legge, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria, da norme civilistiche e fiscali.

Riprese fotografiche, video e interviste durante gli eventi

In occasione degli eventi organizzati o co-organizzati da VALET S.R.L. – tra cui corsi, convegni, congressi, simposi e manifestazioni similari – potranno essere effettuate:

• riprese fotografiche;
• riprese video;
• interviste audio e/o video ai partecipanti.

Il materiale raccolto potrà essere utilizzato da VALET S.R.L. e/o dai soggetti da essa incaricati per le seguenti finalità:

• promozione e comunicazione delle attività aziendali (sito web, social media, brochure, presentazioni istituzionali);
• finalità editoriali e didattiche (pubblicazioni, materiali formativi);
• reportage e documentazione delle attività svolte;
• archivio storico aziendale.

Il materiale sarà trattato nel pieno rispetto della dignità e dell’immagine delle persone riprese. Non verranno diffuse riprese o fotografie che possano ledere l’onore, la reputazione o la dignità dei soggetti interessati.

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR) per la documentazione e la comunicazione istituzionale, compatibile con le ragionevoli aspettative dei partecipanti a eventi di carattere professionale e pubblico. Qualora le riprese riguardino soggetti chiaramente identificabili in primo piano o interviste dirette, il Titolare acquisirà preventivamente il consenso esplicito dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR).

I partecipanti agli eventi sono informati della possibilità di riprese mediante apposita comunicazione al momento dell’iscrizione e/o all’ingresso in sede. Chiunque non intenda essere fotografato o ripreso è invitato a comunicarlo preventivamente al personale organizzativo.

Gli interessati possono in qualsiasi momento esercitare i diritti di cui agli artt. 15–22 GDPR (ivi incluso il diritto di opposizione ex art. 21 e il diritto alla cancellazione ex art. 17) inviando una richiesta ai recapiti del Titolare indicati in calce alla presente informativa.

Comunicazione e diffusione dei dati

I dati personali degli interessati, qualora necessario, potranno essere comunicati a:

• tutti i soggetti cui la facoltà di accesso a tali dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi;
• collaboratori, dipendenti, agenti e fornitori, nell’ambito delle relative mansioni e/o di obblighi contrattuali inerenti i rapporti commerciali con gli interessati;
• società espositrici partecipanti ai corsi, convegni e congressi organizzati;
• società di factoring, di recupero credito, di assicurazione del credito;
• uffici postali, spedizionieri e corrieri per l’invio di documentazione e/o materiale;
• fornitori di servizi di Unified Messaging via Internet;
• studi di consulenza legale, amministrativa, fiscale e del lavoro; Uffici Giudiziari; Camere di Commercio; istituti bancari per la gestione di incassi e pagamenti.

Il nome e cognome del partecipante a corsi, congressi e simposi potrà essere visualizzato su monitor all’ingresso delle sedi degli eventi, ai fini della rilevazione delle presenze per l’accreditamento ECM.

Natura della raccolta e conseguenze del mancato conferimento

Il conferimento dei dati personali è facoltativo, ma il mancato conferimento potrebbe comportare l’impossibilità di proseguire il rapporto commerciale o di adempiere ai relativi obblighi di legge. I dati sono conservati presso la sede operativa per il tempo prescritto dalle norme civilistiche e fiscali.

Periodo di conservazione

I dati sono trattati e conservati per il tempo richiesto dalle finalità per le quali sono stati raccolti:

• dati raccolti per l’esecuzione di un contratto: fino al completamento del contratto;
• dati raccolti per finalità di interesse legittimo del Titolare: fino al soddisfacimento di tale interesse;
• dati trattati sulla base del consenso: fino alla revoca del consenso o, se anteriore, fino al termine delle finalità per cui il consenso è stato raccolto.

Il Titolare potrebbe essere obbligato a conservare i dati per un periodo più lungo in ottemperanza a obblighi di legge o per ordine di un’autorità.

Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene esclusivamente all’interno della sede operativa, mediante supporti cartacei e informatici, per via telefonica e telematica, anche attraverso strumenti automatizzati per la memorizzazione, gestione e trasmissione dei dati, con l’adozione di ogni misura tecnica e organizzativa idonea a garantirne la sicurezza e la riservatezza.

Diritti degli interessati (artt. 15–22 GDPR)

L’interessato ha diritto di ottenere:

• conferma dell’esistenza di dati personali che lo riguardano e comunicazione in forma intelligibile;
• indicazione dell’origine dei dati, delle finalità e modalità del trattamento;
• aggiornamento, rettificazione o integrazione dei dati;
• cancellazione, trasformazione in forma anonima o blocco dei dati trattati in violazione di legge;
• opposizione al trattamento per motivi legittimi o per finalità di marketing diretto.

I diritti possono essere esercitati mediante richiesta scritta indirizzata al Titolare – anche via lettera raccomandata, fax o e-mail – alla quale sarà fornito riscontro senza ritardo.

Titolare del trattamento: recapiti

VALET S.R.L. – Via dei Fornaciai, 29/b – 40129 Bologna (BO)
Tel. 051.6388334 – e-mail daniele.morini@valet.it
Responsabile del trattamento: Morini Daniele

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Ultimo aggiornamento: luglio 2026